月末になると、請求内容の確認、請求書の作成、送付先の照合が集中する。担当者しか手順を知らず、休みの日に作業が止まってしまう。そんなときは、請求業務のうち、手順と承認者を決められる部分から外注を検討できます。
請求書の作成を依頼する場合でも、金額の確定や、誰が送付を承認するかはあらかじめ決めることが大切です。この記事では、依頼する作業の切り分け、引き継ぎに必要な情報、契約前に確認する点を順番にまとめます。対応できる業務や使用するツールは委託先との契約によって異なります。
請求書業務で外注できる範囲
請求の事務は、必要な情報を集める、請求書を下書きする、内容を確認する、送付して記録を残す、という工程に分けられます。依頼のしやすい作業と、自社で判断する工程を先に分けると、責任の所在が曖昧になりにくくなります。
- 依頼を検討できる作業：承認済みの売上・契約情報を基にした請求書案の作成、請求先や締切の一覧整理、送付用データの準備、送付履歴の整理。
- 自社の判断を残す例：請求額や値引きの確定、例外取引の判断、振込先の変更、送付前の最終承認。送付作業自体を依頼できるかは委託先へ確認します。
- 別途確認が必要な業務：税務上の判断や税務申告などは、作成事務とは分け、必要に応じて税理士などの専門家に相談します。
タスケルのBPOサービスページでは、請求書の作成・送付を業務例として紹介しています。金額と支払期限を確認いただき、承認後に送付する流れも案内しています。実際に依頼できる範囲や契約条件は、BPOサービスページを確認し、業務の内容を示したうえでご相談ください。
引き継ぎ前に準備するもの
全件を一度に任せる必要はありません。最初は請求先や金額の変更が少ない業務から選び、次の情報を整理します。
- 請求の元データ：承認済みの契約内容、対象期間、数量・単価、適用する消費税率などを、誰がいつ確定するか。
- 請求先と形式：宛名、送付先、相手先の指定形式、請求書番号の付け方、使用する帳票やシステム。
- 締切と役割：下書き作成日、社内確認の期限、送付日、送付後の記録先。承認者が不在の場合の連絡先も決めます。
- 例外の扱い：金額や宛先の不一致、契約外の依頼、訂正・再発行、振込先の変更が起きたとき、誰に確認するか。
- 必要な権限：利用するシステム、閲覧・編集・送付の範囲、アカウントの発行・停止方法。業務に不要な情報や権限は渡さないようにします。
取引先情報や金額の一覧には機密情報が含まれます。サンプルを渡す際は、実データが必要かどうかと共有範囲を事前に確認しましょう。
作成から送付までの進め方
例えば、次のような役割分担から始められます。これは一般的な運用例であり、特定の作業をタスケルが必ず提供するという意味ではありません。
- 社内担当者が対象期間・金額・請求先を確認し、確定済みの情報を委託先へ共有します。
- 委託先が合意した形式で下書きを作り、不明点は決められた窓口へ確認します。
- 社内の承認者が宛先、明細、税額、振込先、期限を照合し、必要な修正を依頼します。
- 合意した担当者が送付し、送付先・日時・請求書番号・保存場所を記録します。
- 送付後の訂正や再発行は、旧版の扱いと相手先への連絡方法を確認して進めます。
初回は少数の請求書で実際の流れを確認し、差し戻しの理由や例外対応を手順に反映すると、次回以降の確認がしやすくなります。
インボイスと電子データの確認
適格請求書が必要な取引では、発行者の登録情報や税率ごとの金額・消費税額など、必要な事項が揃っているかを確認します。どの書類が必要か、税額の扱いや取引先とのやり取りは取引内容によって異なります。制度の概要と記載事項は国税庁のインボイス制度の案内を参照し、不明点は税理士などに確認してください。
請求書などの取引情報を電子データで授受する場合は、保存義務や保存方法の確認も必要です。対象となるデータと保存方法は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認し、自社と委託先のどちらが何を保存・管理するかを決めておきましょう。紙でのやり取りと電子取引は区別し、個別の保存方法は事業者の状況に応じて確認してください。
情報管理と契約の確認
請求書には取引先、取引額、振込先などが含まれます。個人データを取り扱う場合は、委託元が委託先に対する必要かつ適切な監督を行うことが求められます。個人情報保護委員会のガイドラインを確認し、業務の内容に応じて次の点を取り決めます。
- 共有するデータの種類、保存場所、担当者ごとのアクセス権。
- メールや共有フォルダなど、使用する連絡・受け渡し方法。
- 誤送付や情報漏えいが起きた場合の連絡先と報告手順。
- 再委託の有無、契約終了時のアカウント停止とデータの返却・削除。
- 作業件数・時間の上限、初期費用、追加料金、訂正対応の扱い。
送付先や振込先の変更は、通常の作成作業とは区別し、変更依頼の確認方法と承認者を決めることが重要です。
相談に使える依頼文例
委託先に同じ条件で相談するため、まず次のように書き出してみましょう。数字は説明用の架空の例で、サービスの提供条件や成果を示すものではありません。
- 対象：月末締めの請求書の下書き、月20件程度。
- 資料：社内で確定した明細と請求先一覧。利用するシステムは相談時に共有。
- 期限：翌月3営業日までに下書き、社内承認後に送付。
- 社内担当：請求額・税額・振込先の確認と、送付の最終承認。
- 確認したい点：送付・訂正を依頼できる範囲、追加費用、情報の受け渡し方法。
月の件数が一定でない場合は、通常月と繁忙月のおおよその件数を分けて伝えると、必要な対応範囲を相談しやすくなります。費用やBPO全体の選び方はバックオフィスBPO・業務外注ガイドでも解説しています。
よくある質問
請求書の作成だけを外注できますか？
対応範囲は委託先によって異なります。作成のみを希望することと、社内で行う承認・送付の範囲を伝え、利用条件を確認してください。
請求内容に間違いがあったときは誰が修正しますか？
契約で決めた作業範囲によります。間違いを見つけた際の連絡先、訂正の依頼方法、再発行と相手先への連絡を誰が行うか、事前に決めておきましょう。
インボイスに対応した請求書を作成できますか？
対応できる内容は委託先や使用システムによって異なります。必要な記載事項と社内の確認責任者を整理し、対応範囲を相談してください。税務上の個別判断は税理士などへ確認しましょう。
請求事務を含むバックオフィス業務の整理については、タスケルのBPOサービスからご相談いただけます。